PEDOMAN ADMINISTRASI IPM

PEDOMAN ADMINISTRASI

IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH

BAB I

Nama, Maksud, dan Ruang Lingkup

Pasal 1

Nama

Tuntunan ini bernama Pedoman Administrasi Ikatan pelajar muhammadiyah

Pasal  2

Maksud dan Tujuan

1. Pedoman Administrasi  Ikatan pelajar muhammadiyah  dimaksudkan  untuk memberikan petunjuk  demi kesamaan dan keragaman pengelolaan administrasi  IPM dalam rangka menuju tertib organisasi.
2. Pedoman  Administrasi bertujuan untuk  mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi terhadap pengelolaan  dan pelayanaan  administrasi organisasi.

Pasal  3

Ruang Lingkup

      Pedoman  Administrasi Ikatan pelajar muhammadiyah meliputi:

1. Administrasi Kesekretariatan/ketatausahaan
2. Administrasi Perbekalan
3. Administrasi Keanggotaan 
4. Laporan Organisasi
5. Atribut Organisasi
6. Administrasi Keuangan

BAB II

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Pasal 4

1. Yang dimaksud dengan kesekretariatan  dalam hal ini adalah  kegiatan/aktivitas organisasi yang  berkaitan dengan  ketatausahaan dan surat-menyurat organisasi.
2. Administrasi kesekretariatan dapat dilakukan dengan sistem  sentralisasi, maupun desentralisasi.
3. Sistem sentralisasi adalah apabila segala sesuatu yang menyangkut kegiatan ketatausahaan baik yang bersifat umum maupun bidang, ada pada satu tangan yakni sekretaris.
4. Sistem desentralisasi yaitu sistem ketatausahaan yang dikelola oleh masing-masing  bidang.
5. Penggunaan sistem  desentralisasi didasarkan atas pertimbangan efektivitas dan efisiensi  organisasi dengan mengingat jumlah personalia yang ada.

Pasal 5

Surat Menyurat

1. Kode Surat

Kode surat  IPM terdiri atas kode indeks berupa huruf dan angka yang mengkalisifikasikan surat berdasarkan jenis kepentingan surat, tujuan atau pihak yang dituju surat, Kode Indeks Wilayah, Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, nomor urut surat dalam suatu tahun, dan tahun surat tersebut dikeluarkan.

Contoh : A.1-IX/PW.IPM-025/2003

A                            : Kode untuk klasifikasi jenis kepentingan surat.

1.                            : Kode kalsifikasi pihak yang dituju oleh Surat.

IX                            : Kode Indeks wilayah Institusi yang mengeluarkan surat

PW.IPM              : Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat

025                   : Nomor urut Surat dalam tahun surat ini dikeluarkan

2003              : tahun surat tersebut dikeluarkan

Catatan              : Kode Indeks Wilayah tidak digunakan pada surat yang dikeluarkan oleh PP IPM

2. Kode Indeks Surat

1. Urusan  Keorganisasian

Meliputi:

Permusyawaratan (sidang pleno, sidang harian, sidang khusus, Konferensi, muktamar dan lain sebagainya), Acara/Kegiatan (seminar, pelatihan, perlombaan, penelitian, kunjungan dan sebaginya), Laporan Aktifitas, Perlengkapan (tuntunan organisasi, hak milik organisasi dan sebaginya), serta hal lain yang berkaitan dengan urusan keorganisasian.

Kode indeks surat urusan keorganisasian diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Aktivitas Organisasi

A.1. Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah pihak  Intern IPM dan Persyarikatan

A.2.  Ditujukan kepada individu dan institusi dari pihak Ekstern (selain IPM dan Persyarikatan)

2. Urusan Personalia, Pimpinan dan Penghargaan 

Meliputi:

Keanggotaan (pendaftaran, mutasi, skorsing, pemberhentian keanggotaan, alumnus dan lain sebagainya), Pengangkatan (pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat dan lain sebagainya), Penghargaan (Pengaktaan anggota kehormatan, piagam penghargaan dan sebaginya) serta hal lain yang berkaitan dengan permasalahan perseorangan, personalia, pimpinan maupun penghargaan.

Kode indeks surat urusan personalia, pimpinan dan pengharagaan diklasifikasikan sebagai berikut :

2. Urusan Personalia

B.1.  Ditujukan kepada institusi atau pihak yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IPM dan Persyarikatan

B.2. Ditujukan kepada individu atau insitusi dari pihak Ekstern (selain IPM dan Persyarikatan)

3. Urusan Keuangan

Meliputi:

Keungan/Dana (sumbangan, iuran, infak anggota/pimpinan, uang pangkal, donasi dan lain sebaginya), Utang piutang (utang/tagihan piutang, rekening bank/giro pos, tabungan/simpanan), Kerjasama dalam bidang keuangan dengan pihak patnership ekstern, Laporan keuangan dan hal laian yang berkaitan dengan laporan keuangan.

Kode indeks surat urusan keuangan diklasifikasikan sebagai berikut :

3. Urusan Keuangan

C.1. Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak  Intern IPM dan Persyarikatan

C.2 Ditujukan kepada individu atau intsitusi dari pihak Ektern (selain IPM dan Persyarikatan)

Catatan :

1. Jika undangan ditujukan ke jabatan / posisi di internal IPM dan persyarikatan, maka digunakan kode 1
2. Jika undangan ditujukan ke nama individu sebagai pribadi meskipun yang dituju adalah warga / anggota / simpatisan persyarikatan, maka digunakan kode 2.

Contoh   : A.1- IX/PW.IPM-007/2003

Keterangan:

A.1                            : Menunjukkan pokok surat yang berkenaan dengan Aktivitas Organisasi

untuk tujuan Intern.

IX                             : Menunjukkan kode Pimpinan Wilayah (yang bersangkutan).

PW. IPM               : Menunjukkan asal surat yang dibuat oleh PW yang bersangkutan.

007                             : Menunjukkan nomor urutan surat yang dikeluarkan.

2003                             : Menunjukkan tahun surat dengan Tahun Masehi.

4. Kode Indeks Surat berbentuk Khusus

Surat berbentuk khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat, malainkan pecantuman jenis surat di bagian tengah dan digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi surat keputusan, surat instruksi, surat mandat dan surat keterangan.

1. Surat Keputusan : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat keputusan yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan dan penambahan kode SK

(Contoh               : 005-SK/B.1-IX/PW.IPM-008/2003)

2. Surat Instruksi  :  Mendapat penambahan dengan nomor urut surat instruksi yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan, dan penambahan Kode INS.

(Contoh :  005-INS/A.1-IX/PW.IPM-009/2003)

3. Surat Mandat : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat mandat yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan dan penambahan kode SM.

(Contoh : 005-SM/B.1-IX/PW.IPM-010/2003)

4. Surat Keterangan : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat keterangan yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan, dan penambhan kode KET.

(surat keterngan berlaku juga untuk syahadah dan piagam penghargaan)

(Contoh : 005-KET/B.1-IX/PW.IPM-011/2003)

3. Kode Indeks Wilayah

Wilayah Nangroe Aceh Darussalam                            I

Wilayah Sumatera Utara                                                        II

Wilayah Sumatera Barat                                                        III

Wilayah Jambi                                                                      IV

Wilayah Riau                                                                      V

Wilayah Bengkulu                                                        VI

Wilayah Sumatera Selatan                                           VII

Wilayah Lampung                                                        VIII

Wilayah DKI Jakarta                                                        IX

Wilayah Jawa Barat                                                         X

Wilayah Jawa Tengah                                                        XI

Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta                            XII

Wilayah Jawa Timur                                                        XIII

Wilayah Bali                                                                      XIV

Wilayah NTB                                                                      XV

Wilayah NTT                                                                      XVI

Wilayah Kalimantan Barat                                          XVII

Wilayah Kalimantan Tengah                                           XVIII

Wilayah Kalimantan Selatan                                          XIX

Wilayah Kalimantan Timur                                          XX

Wilayah Sulawesi Utara                                                        XXI

Wilayah Sulawesi Tengah                                          XXII

Wilayah Sulawesi Selatan                                            XIII

Wilayah Maluku                                                                      XXIV

Wilayah Sulawesi Tenggara                                          XXV

Wilayah Papua                                                                      XXVI

Wilayah Maluku Utara                                                        XXVII

Wilayah Banten                                                                      XXVIII

Wilayah Bangka Belitung                                          XXIX

Wilayah Gorontalo                                                        XXX

Wilayah Kepulauan Riau                                                        XXXI

Wilayah Sulawesi Barat                                                        XXXII

4. Bagian Surat Resmi IPM

Untuk keseragaman surat resmi IPM maka  perlu  ada  ketentuan  mengenai   bagian-bagian  surat   yang   meliputi :

1. Kop/kepala surat

Terdiri  atas; tingkat dan nama organisasi, menggunakan  bahasa Indonesia.

Penggunaan Bahasa Inggris dapat digunakan dengan tidak menghilangkan kop surat berbahasa Indonesia.

1. Pada  bagian  kiri sebelah atas  sejajar dengan kepala surat   dibuat gambar /logo IPM warna  hijau
2. Alamat sekretariat  ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, kota kedudukan dan kode pos. Untuk alamat sekretariat ini, dapat pula dicantumkan alamat elektronic mail (e-mail)
2. Kalimat Basmallah

Ditulis  di tengah-tengah surat. Kalimat Basmalah dapat ditulis dengan huruf Arab atau menggunakan huruf latin.

3. Nomor surat , Lampiran dan Hal

Ketiganya ditulis secara berurutan dari atas ke bawah pada pinggir kiri sedikit di bawah kalimat Basmallah.

Untuk Nomor Surat :

1. Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal  (satu pokok surat) dan satu tujuan.
2. Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, Misalnya:

Yth. PW IPM se- Indonesia

Yth. PD IPM se- Kalimantan Timur

Untuk Lampiran Surat :

1. Secara umum lampiran tidak disertai kop surat.
2. Lampiran tidak dicantumkan apabila dalam surat tersebut tidak ada lampiran atau tidak menyertakan lampiran
3. Untuk surat keputusan pengangkatan pimpinan, nama-nama susunan pengurus dicantumkan tidak dalam lampiran, melainkan masuk menjadi bagian dari isi surat keputusan.
4. Kota tempat surat dibuat disertai  tanggal  pembuatan surat. Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; bulan tahun Hijriah  ditempatkan pada bagian atas dan tahun Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah.
5. Alamat Tujuan

Ditulis  mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya rangkaian kata tujuan surat.

6. Salam Pembuka

Assalamu’alaikum Wr. Wb. dapat ditulis dengan huruf Arab dan ditempatkan pada bagian tengah. Jika ditulis dengan huruf latin, maka penulisan dimulai dari bagian kiri

7. Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kiri)
8. Semboyan IPM “Nuun Walqolami  Wamaa Yasthuruun” digunakan pada tiap surat IPM dan ditulis dengan huruf latin
9. Salam penutup

Wassalamu’alaikum Wr. Wb. dapat ditulis dengan huruf Arab dan ditempatkan pada bagian tengah. Jika ditulis dengan huruf latin, maka penulisan dimulai dari bagian kiri.

10. Penanggung jawab surat

Penanggung jawab surat terdiri  atas; Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum/Sekretaris. Khusus untuk urusan keuangan selain Pemohonan dana, penaggung jawab surat adalah Ketua Umum/Ketua dan Bendahara Umum/Wakil Bendahara.

11. Nama Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum/Sekretraris atau dengan Bendahara Umum/Wakil Bendahara, ditulis di bagian bawah. Penulisan nama tersebut diikuti dengan NBA (Nomor Baku Anggota) tanpa garis bawah.
12. Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian bawah kiri.
13. Bila surat memerlukan catatan untuk tambahan dan atau nomor personal untuk konfipmasi surat, penulisan ditempatkan pada bagian paling bawah dan halaman paling akhir surat dengan jenis huruf cetak yang dibedakan dengan isi surat. Bila penulisan menggunkan mesin tik, pembedaan huruf dilakukan dengan garis bawah.
14. Kertas untuk surat resmi  berwarna putih (HVS) dengan tulisan kop surat berwarna hijau satu warna dengan ukuran Folio.
15. Surat-surat biasa cukup  ditandatangani oleh Sekretaris  Jenderal/Sekretaris Umum/Sekertaris sedangkan untuk urusan  keuangan  ditandatangani oleh Ketua Umum atau Ketua dan Bendahara Umum/Wakil Bendahara (sesuai dengan hasil Musyawarah Pimpinan yang ditetapkan dalam mekanisme kerja Pimpinan).
16. Tidak dibenarkan menggunakan titel kesarjanaan  dalam pembuatan surat-surat IPM.
17. Ketentuan Surat Berbentuk Khusus
1. Surat berbentuk khusus adalah surat yang ditulis dengan format tersendiri dan dengan tujuan yang tertentu, serta kode indeks khusus, antara lain; Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat Mandat, Surat Keterangan (termasuk syahadah dan penghargaan).
2. Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan huruf cetak kapital dan bergaris bawah.
3. Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.
4. Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau tema surat tersebut dengan mencantumkan kata  tentang. Sekaligus menjelaskan tujuan atau pihak yang dituju dalam surat.

Contoh :

SURAT KEPUTUSAN

Nomor : 005-SK/B.1-IX/PW.IPM-008/2003

Tentang :

Pengangkatan Pimpinan Daerah Ikatan pelajar muhammadiyah

Jakarta Pusat Periode 2002 - 2004

INSTRUKSI

Nomor : 005-INS/A.1-IX/PW.IPM-009/2003

Tentang :

Gerakan Syiar Milad  42 IPM

PD. IPM dan PC.IPM se- DKI Jakarta

5. Tidak mencantumkan jumlah satuan lampiran  dalam surat.
6. Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.
7. Tanggal surat diletakan di bagian akhir isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan  pejebat berwenang di bagian kanan. Dengan mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya surat tersebut.

Contoh :

Ditetapkan di                                          : Jakarta

Tanggal                                                        : 12 Syawal 1423 H

Bertepatan dengan                            : 17 Desember 2002 M

8. Hal lain menyesuaikan dengan bentuk surat secara umum.

5. Macam-Macam Surat
1. Menurut Pokok Isi/Hal

• Surat Pemberitahuan
• Surat Instruksi/Perintah
• Surat Keputusan/Ketetapan
• Surat Panggilan
• Surat Perjanjian
• Surat Keterangan/Penghargaan/Syahadah
• Surat Pengantar     
• Surat Mandat/Kuasa
• Surat Peringatan/Teguran
• Surat Pesanan
• Surat Undangan
• Surat Serah Terima , dll.
2. Menurut Wujudnya.
• Kartu Pos
• Surat Bersampul
• Surat Nota
3. Menurut Isi/Keamanannya
1. Sangat Rahasia (Vital)

Surat dengan tanda (V) ini adalah surat yang bernilai sejarah, ilmiah atau memiliki nilai sangat penting  seperti SK, Pengangkatan, Hasil Penelitian, Perjanjian, dan sebagainya.

2. Rahasia (Penting )

Surat ini biasa ditandai (P) ialah  surat yang benar-benar dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain.

Contoh: Peraturan-peraturan, perundang-undangan, pedoman, program kerja, naskah, dan sebagainya.

3. Biasa 

Surat ini diberi kode (B); merupakan surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara  dan hanya kadang- kadang  dibutuhkan. Biasa disimpan antara  2-3 saja.

Contoh:  permohonan ceramah, undangan, dan surat lainnya.

4. Bahasa surat resmi

Bahasa surat IPM harus menggunakan bahasa yang sederhana, obyektif,  dan mudah diterima/dipahami. Sedapat mungkin istilah asing digunakan jika diperlukan. Untuk tujuan luar negeri digunakan bahasa internasional (bahasa Inggris)

6. Mekanisme Proses Jalannya Surat
1. Surat Keluar

• Pembuatan Konsep
• Pengetikan
• Pemeriksaan/Penelitian
• Penandatanganan
• Pembubuhan Cap/Stempel Organisasi
• Pelipatan Surat (jika diperlukan)
• Penulisan dalam  agenda surat keluar
• Penulisan dalam buku ekspedisi/Lembar Tanda Terima Surat dari Individu atau Institusi yang dituju.
• Pemasukan dalam amplop
• Penempelan dalam prangko (jika lewat pos)
• Penyimpanan Arsip
• Pengiriman surat dengan cara:
1. diantar sendiri,
2. dengan kurir/utusan,
3. lewat pos/jasa pengiriman lainnya.

      

2. Surat masuk

• Surat masuk diterima bagian penerimaan surat masuk
• Masuk pada staf sekretaris
• Penelitian dan pembacaan surat
• Pemberian nomor agenda surat
• Pemberian disposisi (tindakan singkat tentang tindak lanjut surat)
• Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat  penting)  yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan oleh staff sekretaris.
• Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
• Pemrosesan surat
• Pengarsipan surat

7. Surat Melaui Internet (Electronic Mail/ E- Mail)

Untuk efesiensi waktu, surat yang bersifat informasi atau undangan dapat disampaikan melalui Internet atau e-mail, akan tetapi surat yang asli harus tetap disampaikan.

BAB III

ADMINISTRASI PERBEKALAN

Pasal 6

1. Administrasi Perbekalan

Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas organisasi yang menyangkut bidang  pengadaan barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk  kearsipan.

2. Alat-alat Perkantoran

Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan alat-alat perkantoran, antara lain;

• pc (personal computer), scanner, modem, camera teleconfrence
• mesin tulis dan stensil
• pesawat telepon dan buku telepon
• lemari dan rak buku
• meja dan kursi
• jam dinding, kalender, dan peta
• stempel dan bantalannya (jika diperlukan)
• papan pengumuman / white board, penghapus, spidol, dan tinta
• penggaris
• pisau, cutter dan gunting
• mesin hitung/kalkulator
• pembuka kawat steples, pelubang kertas, paper clips
• map arsip
• kertas, karbon, dsb.

• lem kertas
• buku-buku pedoman
• stempel organisasi  yang terdiri :
1. stempel organisasi                           
2. stempel cetakan                                              

4. stempel alamat
5. stempel perangko berlangganan             
6. stempel agenda
7. stempel tanggal
8. stempel tembusan
9. stempel paraf pimpinan (bila perlu)

• Ukuran stampel :

Untuk keperluan tertentu selain surat dapat digunakan stempel dengan ukuran yang disesuaikan. (contoh; stempel untuk kuitansi dan atau KTA)

3. Tata kearsipan
1. Tata Kerasipan

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang amat penting dalam kegiatan sekretariat. Oleh karena itu harus dilakukan dengan baik, sehingga organisasi memiliki dokumen bersejarah dari generasi ke generasi.

Tata kearsipan dapat digunakan dengan system :

1. Berdasarkan Jenis Surat

Surat masuk dan keluar disimpan secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk pada surat yang diterima.

Penyimpanan (pengarsipan) dilakukan dengan nomor urut agenda.

2. Berdasarkan Asal Surat

Surat-surat yang masuk disimpan berdasarkan asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut  :

1. Intern IPM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting)
2. Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelis, Ortom lain, Lembaga Amal Usaha)
3. Pemerintah dan Militer
4. Ormas/OKP, Parpol
5. dsb.
3. Berdasarkan Pokok isi/hal

Surat-surat disimpan menurut isi pokok surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.

2. Peminjaman Arsip

Surat yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:

1. Mengajukan permohonan peminjaman.
2. Memperoleh persetujuan dari bagian arsip.
3. Pemberian batas waktu peminjaman arsip.
4. Pengembalian surat (arsip).

3. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan Arsip

Untuk menghemat ruangan tempat penyimpanan arsip maka perlu ada penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi. Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi pemakaian ruang arsip.

2. Obyek Penyusutan

Penyusutan dilakukan terhadap:

1. Arsip/warkat yang telah berusia 2 sampai 3 tahun lebih.
2. Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).
1. Cara Penyusutan

Penyusutan dilakukan dengan cara:

1. Penjilidan
2. Memusnahkan arsip (dibakar) bila tidak digunakan lagi.
1. Catatan : Arsip - Arsip organisasi Tidak Boleh dijual

4. Buku-buku Organisasi
1. Buku Tamu

Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang.

Kolom-kolom yang terdiri dari:

1. Hari/tanggal
2. Waktu
3. Nama tamu
4. Alamat asal (rumah/kantor/instansi)
5. Tujuan kedatangan
6. Paraf tamu
7. Keterangan lain (jika perlu)

2. Buku Agenda Surat

Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar. Bentuk dan formatnya berbentuk kolom - kolom yang terdiri dari :

1. Nomor (berdasar urutan dalam buku)
2. Nomor Agenda
3. Tanggal
4. Asal Surat (Untuk Surat Masuk)/Tujuan Surat (Untuk Surat Keluar)
5. Nomor Surat
6. Tanggal Surat
7. Hal/Pokok Isi Surat

3. Buku Sidang

Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh Pimpinan sidang.

4. Buku Notulen Sidang

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat hasil-hasil rapat/sidang. Kolom yang diperlukan antara lain:

1. Nomor urut
2. Pokok masalah yang dibicarakan
3. Pembahasan secara urut
4. Kesimpulan
5. Catatan/keterangan

5. Buku Presensi Rapat

Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir Pimpinan dalam setiap rapat/sidang. Sebelum kolom-kolom hendaknya dibuat/ditulis sbb:

Rapat ke                            :

Acara pokok              :

Hari/tanggal              :

Kemudian dibuat kolom-kolom yang terdiri dari:

1. Nomor urut,
2. Nama Pimpinan (ditulis sebelum rapat dimulai),
3. Data yang dianggap perlu (jabatan, alamat, no telepon dsb)
4. Paraf

6. Buku Presensi Harian/Piket

Adalah buku daftar hadir harian Pimpinan. Buku ini diisi setiap Pimpinan datang ke kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

Kolom yang perlu untuk buku presensi harian :

1. Kolom nomor urut
2. Nama personil Pimpinan
3. Kolom tanggal yang dibuat dari tanggal 1 s.d 31
1. Kolom jumlah hadir pada tiap bulannya
2. Keterangan

7. Buku Ekspedisi

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan.

Buku ekspedisi memuat kolom-kolom :

1. Nomor urut dalam buku
2. Tujuan
3. Nomor Surat
4. Tanggal Surat
5. Pokok Isi/Hal
6. Jumlah lampiran
7. Kontak Person
8. Tanggal Konfipmasi
9. Nama personal penerima surat
10. Paraf personal penerima surat

Catatan: Buku ekspedisi dapat diganti dengan lembar tanda terima surat dengan format yang disesuaikan

8. Buku Inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris.

9. Buku Data Base

Adalah buku yang memuat data yang diperlukan organisasi seperti;

1. Data pribadi personal pimpinan
2. Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
3. Data jumlah anggota masing-masing
4. Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
5. Lain-lain yang diperlukan

10. Buku Catatan Kegiatan

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dibuat setidaknya satu bulan satu kali. Memuat kolom sebagai berikut :

1. Nomor urut
2. Tanggal/hari kegiatan
3. Kegiatan/nama kegiatan
4. Volume kegiatan (jumlah peserta, pihak yang terlibat dsb)
5. Biaya kegiatan
6. Lokasi kegiatan
7. Keterangan

11. Buku Konsep

Adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep-konsep surat yang akan dikirim.

12. Buku Piket

Buku yang digunakan untuk mencatat tugas-tugas piket. Terdiri dari kolom-kolom:

1. Nomor urut
2. Hari/tanggal/jam
3. Nama personal yang datang
4. Tugas-tugas yang dilakukan
5. Tugas-tugas yang belum dilakukan
6. Pesan-pesan
7. Paraf

13. Buku Feed Back

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat bukti pengembalian barang-barang yang dikirim.

BAB IV

ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

Pasal 7

Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan IPM. Termasuk dalam hal ini adalah pendataan anggota, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).

Pasal 8

Kartu Tanda Anggota

1. Pembuatan/Pengeluaran KTA

1. Kartu Tanda Anggota, baik anggota biasa maupun pimpinan dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat
2. Kartu Tanda Anggota didistribusikan melaui Pimpinan Daerah yang bersangkutan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan Daerah, maka hal itu diselenggarakan oleh Pimpinan diatasnya.
3. Khusus untuk Pimpinan Pusat, Wilayah dan Daerah Kartu Tanda Anggota didistribusikan melaui pimpinan yang bersangkutan.

2. Prosedur Permohonan KTA IPM

Prosedur pemilikan/permohonan KTA diatur sebagai berikut :

1. Mengajukan permohonan kepada Pimpinan Pusat IPM atau Pimpinan Daerah IPM dilengkapi:
1. Blangko permohonan KTA
2. Pas foto berwarna menghadap ke muka (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.
3. Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Surat Pengantar dari Pimpinan Daerah IPM. (untuk anggota biasa)
2. Permohonan KTA dapat dilakukan dengan cara:
1. Bagi Anggota biasa, dikolektifkan oleh Pimpinan Daerah yang bersangkutan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan Daerah, maka hal tersebut diselenggarakan oleh pimpinan diatasnya.
2. Bagi Pimpinan Pusat, Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Daerah dapat mengajukan secara pribadi dengan surat pengantar dari tingkat pimpinan yang bersangkutan atau dapat juga melaui kolektif.

3. Penyediaan Blangko Registrasi Anggota
1. Bagi anggota biasa, dibuat dan disediakan oleh Pimpinan Daerah yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data base yang diperlukan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan Daerah, maka hal tersebut diselenggarakan oleh pimpinan diatasnya.
2. Bagi pimpinan, balngko dibuat oleh tingkat pimpinan yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data base yang diperlukan.

4. Buku Keanggotaan Sementara/Harian

Buku  anggota  sementara/ harian  digunakan sebagai pencatat  anggota  yang bersifat sementara  sebelum diproses lebih lanjut dalam buku  induk tetap kolom yang diperlukan antara lain:

1. Nomor urut
2. Nama
3. Asal Daerah (PD. IPM yang bersangkutan)
4. Kolom chek list pengajuan kartu baru
5. Kolom chek list pembaharuan kartu
6. Tempat/Tanggal lahir
7. Pendidikan
8. Alamat
9. Keterangan

5. Buku Induk Anggota Tetap

Buku  induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :

1. Nomor Urut
2. Nomor Baku Anggota
3. Nama
4. Asal daerah (PD. IPM yang bersangkutan)
5. Tempat Tanggal lahir
6. Pendidikan
7. Alamat
8. Keterangan

6. Kartu Tanda Anggota

Kartu Tanda Anggota Adalah tanda bukti bahwa seseorang secara resmi telah menjadi anggota IPM.

7. Arsip Data  Anggota

Berkas data permohonan  menjadi anggota IPM perlu dipelihara agar tetap baik dan dapat dijadikan dokumen bersejarah bagi organisasi, cara penyimpanan dapat dilakukan dengan menjilid  berkas - berkas tersebut agar tidak mudah rusak.

8. Buku Mutasi Anggota

Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah kepemimpinannya. Kolom Yang diperlukan antar lain:

1. Nomor urut
2. Nama
3. Tempat Tanggal lahir
4. Jabatan terakhir (sebelum mutasi)
5. Masa jabatan/keanggotaan (sebelum mutasi)
6. Kota tujuan mutasi
7. Alamat dan kontak person setelah mutasi
8. Keterangan

9. Stempel KTA

Untuk stempel KTA diperlukan stempel kecil  khusus untuk KTA. Stempel dibubuhkan pada sisi depan dan diusahakan menyentuh foto pemilik KTA. Kartu Tanda Anggota ditandatangani oleh ketua dan sekretaris.

10. Tambahan

Bila terjadi pemberhentian atau skorsing  anggota  IPM, maka yang bersangkutan diberi keterangan (nomor  surat keputusan)

Pasal 9

Mutasi Pimpinan / Anggota

1. Mutasi Pimpinan/Anggota

Mutasi pimpinan/anggota adalah perubahan status pimpinan/anggota baik status domisili maupun status jabatan  fungsional

2. Macam - Macam Bentuk Mutasi
1. Mutasi Domisili: perubahan status domisili pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang lain.
2. Mutasi  jabatan: perubahan status jabatan fungsional pada tingkatan pimpinan.

3. Prosedur Mutasi

1. Mutasi Domisili
1. Yang bersangkutan memohon surat  keterangan mutasi dari Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah  atau Wilayah asal mutasi
2. Pimpinan Ranting/Cabang/Daerah atau wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada yang bersangkutan  dengan tembusan kepada Pimpinan IPM  tujuan mutasi dan diatasnya.
1. Selanjutnya yang besangkutan melaporkan diri kepada pimpinan IPM  tujuan mutasi.
2. Mutasi Jabatan

Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan ditingkatnya kepada Pimpinan diatasnya.

BAB V

LAPORAN ORGANISASI

Pasal 10

Laporan Organisasi

1. Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan kepada pimpinan di atasnya secara berkala.
2. Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam sidang organisasi.
3. Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
4. Masing - masing tingkat kepemimpian membuat laporan pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tertinggi di tiap tingaktan. Laporan tersebut setidaknya terdiri atas;
1. Pendahuluan
2. Kondisi Obyektif
3. Keputusan Permusyawaratan Terdahulu
4. Konsep Dasar Program
5. Pelaksanaan Program
6. Problematika yang Dihadapi
7. Saran
8. Penutup

BAB VI

ATRIBUT ORGANISASI

Pasal  11

Atribut organisasi IPM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IPM dan berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku.

Pasal 12

Atribut Ikatan Remaja Muhammaiyah

1. Lambang organisasi Ikatan  Remaja Muhammadiyah 
2. Stempel/cap organisasi
3. Papan nama organisasi
4. Kartu tanda anggota
5. Bendera
6. Emblim/lencana
7. Jaket/jas
8. Batik Nasional dan Batik Daerah

Pasal 13

Lambang

Lambang organisasi  Ikatan pelajar muhammadiyah  memiliki ciri;

1. Bentuk              : segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.
2. Ukuran              : satu berbanding dua
3. Warna              : kuning berarti keagungan dan ketuhanan; putih berarti kesucian, merah berarti  keberanian
4. Isi              : ada lima jalur penurun. Tiga besar dan dua jalur kecil, jalur tengah, runcing di bawah  berwarna kuning; lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna  merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar berwarna merah  dengan lebar ¼ lebar perisai.

Gambar matahari bersinar ( berjumlah 12 sinar ) yang terletak ditengah (sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar matahari yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IPM adalah keluarga Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terdapat gambar buku berarti pengetahuan. Atau bisa juga berarti Al-Qur’an yang suci (putih). Warna hijau menunjukan agar ilmu yang didapatkan dapat mempertebal iman. Di bawah bulatan matahari terdapat tulisan ayat Al-quran, surat Al Qalam ayat 1 yang berbunyi “nuun walqalami wamaa yasthuruun” (dalam tulisan arab). Artinya: Demi pena  apa yang dituliskannya.

Tulisan Al-Quran tersebut ditulis dengan menggunakan huruf Arab, warna hitam dan merupakan semboyan IPM. Huruf IPM berwarna merah dengan kontur hitam. Merah berarti berani serta aktif menyampaikan dakwah Islam karena IPM mengemban tugas sebagai pelopor, pelangsung dan penyempurna  amal usaha Muhammadiyah.

Pasal 14

Stempel/Cap

Stempel /Cap IPM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :

1. Bentuk              : oval, tegak lurus vertikal
2. Tinta              : berwarna biru
3. Ukuran              : garis tengah, tinggi ( panjang)  4,7 cm dan  lebar 3,2 cm
4. Tulisan              : di tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang IPM dan diatasnya terdapat kode wilayah bersangkutan. Lingkaran luar bagian atas tertulis “Ikatan pelajar muhammadiyah”. Lingkaran luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi bersangkutan; misalnya, Cabang  Duren Sawit. Antara tulisan bagian atas ( IPM ) dengan tulisan bawah (tingkat organisasi)  dipisahkan dengan tanda * (bintang/asterik )

Pasal 15

Papan Nama

1. Bentuk; empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3
2. Ukuran maksimum;
1. Tingkat Pusat/Nasional                                          : 200 cm : 150 cm
2. Tingkat Wilayah/Propinsi                                          : 180 cm : 135 cm
3. Tingkat Daerah/Kota/Kabupaten                            : 160 cm : 120 cm
4. Tingkat Cabang/Kacamatan                                          : 140 cm : 105 cm
5. Tingkat Ranting/Kelompok                                          : 120 cm :   90 cm
3. Isi;
1. Lambang organisasi
2. Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
3. Alamat lengkap organisasi
4. Warna; Warna dasar kuning telur, tulisan berwarna merah.

Pasal 16

Kartu Tanda Anggota

1. Bentuk                            : empat persegi panjang
2. Ukuran                            : panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm
3. Warna                            : dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam
4. Isi
1. Muka Depan :
• Di pojok kiri atas; lambang IPM
• Sebelah atas; tertera maksud dan tujuan IPM
• Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 2 x 3 cm
• Di sebelah bawah kiri mencantumkan masa berlaku.
2. Belakang
• Data pribadi anggota bersangkutan: nomor baku anggota, nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan dan alamat.
• Di bawah bagian tengah mencantumkan Pimpinan Pusat Ikatan pelajar muhammadiyah, Ketua Umum dan Sekretris Jenderal.
3. Di kedua muka (depan dan belakang) KTA; ada tulisan Ikatan pelajar muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).

Pasal 17

Bendera

1. Bentuk                             : empat persegi panjang
2. Ukuran                            : 120 cm x 90 cm, Lambang : 25 cm x 40 cm
3. Warna                            : warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai dengan ketentuan.
4. Jarak tulisan               : dari tepi kanan dan kiri                            : 10 cm

                                            dari tepi atas bawah                            :   5 cm

                                            dari lambang                                          :   5 cm

5. Isi
1. Lambang yang terletak di tengah-tengah
2. Tulisan “IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH”  Di atas lambang

Pasal 18

Emblim (Lencana) dan Bagde

1. Emblim (lencana) adalah lambang Ikatan pelajar muhammadiyah dengan bentuk yang telah disahkan. Adapun ukuran lencana tersebut: garis tengah; tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam
2. Bentuk Emblim, di tengah-tengahnya lambang IPM, dilingkari tulisan Ikatan pelajar muhammadiyah, atau keluarga besar Ikatan pelajar muhammadiyah dan pinggirnya diberi garis berwarna hitam.
3. Bagde adalah lambang Ikatan pelajar muhammadiyah yang berbentuk empat persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain; tinggi 12 cm dan lebar 8 cm dengan warna dasar kuning. Di tengah-tengah tertera gambar lambang IPM dengan ukuran tinggi 10 cm dan lbar 5,5 cm. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.

Pasal 19

Jas IPM

1. Pengertian              : adalah jas khas IPM yang berlaku bagi seluruh anggota dan pimpinan IPM.
2. Warna jas              : kuning (seperti warna kuning pada bendera IPM)
3. Model                            : berbentuk jas dengan
1. Kerah                            : terbuka
2. Bagian bawah              : setengah lingkaran
3. Bentuk saku              : luar tanpa tutup di bawah, kanan kiri.
4. Bentuk  belakang              : tengah terbelah bawah.
4. Jenis kain                            : bahan celana
5. Bentuk Bagde                            : bentuk lingkaran dengan bordir
6. Setelan bawah                            : celana warna coklat tua
7. Pemakaian                            : pada waktu acara resmi.

Pasal 20

Batik Nasional dan Batik Daerah

1. Pimpinan Pusat mengeluarkan batik untuk Ipmawan dan Ipmawati yang berlaku secara nasional dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Pusat.
2. Pimpinan Wilayah dapat mengeluarkan batik khas daerah yang berlaku untuk wilayahnya dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Wilayah yang bersangkutan dan dapat menjadi identitas wilayahnya masing – masing.
3. Batik Nasional dan Batik Daerah dapat dipakai pada acara – acara aktifitas atau kegiatan IPM baik formal maupun semi formal dan atau menghadiri undangan – undangan dari organisasi lain seperti diskusi, perjamuan dsb.

BAB VII

ADMINISTRASI KEUANGAN

Pedoman tentang administrasi keuangan dibuat dan disusun secara khusus dan tersendiri dalam Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat oleh Pimpinan Pusat Ikatan pelajar muhammadiyah

BAB VIII

PENUTUP

1. Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Pusat.
2. Pedoman ini berlaku setelah ditanfidzkan oleh Pimpinan Pusat Ikatan pelajar muhammadiyah.

PEDOMAN ADMINISTRASI IPM